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如何做好电子档案保密工作

发布时间:  2017-11-30   作者:郝小红(作者单位: 陕西省广播电视台)   来源  中国审计数字在线   浏览次数:396

进入二十一世纪后,国家在经济社会发展的同时,加大了档案信息化建设的步伐,逐步建立适应社会主义市场经济需要的科学的档案管理工作。与传统档案管理相比,电子档案更便于保存、修改和查询,可以利用网络进行快速传递,从而提高档案管理的利用效率,降低档案管理成本。随着互联网和局域网的广泛应用,在方便大众的同时,档案的保密工作是每一位档案管理人员所面临的新课题。

加大档案保密工作的宣传力度

加强保密工作的宣传,让档案使用者在使用档案时知晓档案法规,明确法律责任与违法行为界限,通过对档案法制的深入学习与舆论宣传,强化保密意识,增强全员的保密法制观念,减少泄密的发生。

增强档案管理人员的保密意识

档案管理人员本身既是档案资料的保管员,又是保密员和监督员,特殊的地位和身份,使其具备了知密早、多、深的特点,对档案的安全负有直接责任。对档案管理人员保密意识的培养要持之以恒,时刻警惕,常抓不懈,使其具备较高的职业素养,对保密工作形成一种条件反射,时刻防止泄密情况的发生。

加强档案资料的软硬件建设,建设坚固“保密墙”

一是采用备份技术。电子文件的备份工作可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手,只有这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的。

二是运用“防火墙”技术。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客入侵等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备,能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置,保证通过网络边界的会话层得到一定的控制。

三是利用网络入侵检测系统。在发现网络入侵行为时通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护。其目的是通过对网络入侵者的检测,弥补防火墙等边界安全软件的不足,及时发现黑客攻击的迹象,避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

四是建立网关病毒防御体系。当今病毒主要依赖于Internet进行广泛传播,因此,我们需要将病毒防御体系前移,建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查杀,阻截来自Internet的文件病毒入侵网络内部,同时阻截来自Internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏;阻截来自Internet的病毒对终端操作系统的入侵;阻截病毒的互相传播,彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

五是在存放电子档案场所加装监控系统。这样可有效地防止无关人员进入涉密场所,也可监督档案管理人员的日常档案保管工作。

除制定档案保密、档案库房管理、机房管理、上机操作查阅档案等制度外,为了确保电子档案的安全性,还必须建立一套完整的电子档案管理规章制度来加强管理。不仅要对电子文件制作者的职责严格规范,还要对利用者的利用行为实施有效监控,以此避免某些非法操作带来不必要的损失。

要加强对密码、口令、密钥、机房的安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作,建立起适应本单位的密级管理规定,确定上机操作人员的知密等级,确保电子档案的安全。

档案信息化建设是一个不可阻挡的历史进程,作为新时期档案工作者,要适应这种形势的变化,积极投身档案信息化建设,努力学习新知识、拓展新思维,以人为本,通过系统的技术防御措施和非技术防御措施,建立安全保障体系,为电子档案管理系统提供安全的环境。


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